Datenschutz

1. Verantwortlicher

2. Welche Angaben die Defektmeldung verarbeitet

Für einen B2B-Servicefall werden der ausgewählte Hotelstandort, die neutrale Gerätekategorie, die Art des Defekts, der Zustand der Nutzbarkeit sowie eine optionale technische Anmerkung verarbeitet. Ein gerätespezifischer QR-Code kann zusätzlich eine interne Geräte- oder Installationskennung übermitteln. Diese Angaben beziehen sich auf Standort und Gerät, nicht auf den meldenden Hotelgast.

Es werden im öffentlichen Meldeformular keine Benutzerkonten, Namen, privaten E-Mail-Adressen oder Telefonnummern abgefragt. Freiwillige personenbezogene Angaben im Freitextfeld sind nicht erforderlich und sollen unterbleiben.

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Die Angaben werden genutzt, um technische Störungen zu erfassen, sicherheitsrelevante Zustände einzuordnen, Reparaturen zu koordinieren und den Bearbeitungsstand gegenüber dem jeweiligen Betreiber zu dokumentieren. Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom Verhältnis zum Betreiber – zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem sicheren und verfügbaren Gerätebetrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Technisch erforderliche Verbindungsdaten

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Browser-/Geräteinformationen und technische Fehlerdaten. Dies dient der Auslieferung, Stabilität und Absicherung des Angebots. Solche Protokolldaten sind auf das erforderliche Maß zu begrenzen und nach festgelegten Fristen zu löschen.

5. Hosting, Datenbank und E-Mail-Benachrichtigung

Die Anwendung wird über OpenAI Sites bereitgestellt und nutzt für die strukturierte Speicherung eine Cloudflare-D1-Datenbank. Nach dem Absenden wird der Servicefall zuerst in der internen Plattform gespeichert. Für E-Mail-Benachrichtigungen ist der Versanddienst Resend vorgesehen. Falls der Versand nicht aktiviert oder vorübergehend nicht möglich ist, bleibt der Fall in der internen Bearbeitungsübersicht erhalten und wird als ausstehend gekennzeichnet.

6. Empfänger und Herstellerweiterleitung

Servicefälle sind zunächst nur für autorisierte SmartGymDoc-/FITVYR- Mitarbeitende im geschützten Backoffice bestimmt. Soweit dies zur Fehlerbehebung erforderlich ist, können geräte- und standortbezogene Informationen an den zuständigen Hersteller oder Servicepartner übermittelt werden. Freitextangaben werden dabei nicht automatisch weitergegeben, sondern müssen im Backoffice ausdrücklich ausgewählt und auf Erforderlichkeit geprüft werden.

7. Speicherdauer

Servicefälle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Diagnose, Reparatur, Nachweis und gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Vor Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist wird regelmäßig geprüft, ob abgeschlossene Fälle, technische Protokolle und E-Mail-Ausgangsdaten noch erforderlich sind. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht oder anonymisiert. Vertraglich oder gesetzlich erforderliche Nachweise bleiben für die jeweilige Frist gesperrt gespeichert.

8. Cookies, Reichweitenmessung und Backoffice

Die derzeitige öffentliche Anwendung enthält keine Marketing- oder Reichweitenanalyse. Für den geschützten Administrationsbereich können ausschließlich technisch notwendige Authentifizierungs- und Sitzungsinformationen eingesetzt werden. Sollte später optionale Analyse- oder Marketingtechnik hinzukommen, werden diese Hinweise und gegebenenfalls die Einwilligungssteuerung vorab angepasst.

9. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Anfragen können an bez@fitvyr.de gerichtet werden.

10. Sicherheit und Aktualisierung

SmartGymDoc ist auf eine rollenbeschränkte interne Bearbeitung, nachvollziehbare Statusänderungen und eine datensparsame öffentliche Meldung ausgelegt. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie diese Hinweise werden regelmäßig geprüft und bei Änderungen des Dienstes aktualisiert.